Monthly archives: September 2011

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften; nicht nur Taxiunternehmen sind betroffen!

 

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes:

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. 

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde.

Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl II S. 599) sind. Im Einzelnen können dies sein:

  • · Name und Vorname des Fahrers
  • · Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende)
  • · Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter
  • · Anzahl der Touren lt. Taxameter
  • · Summe der Einnahmen lt. Taxameter
  • · Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und -ende)
  • · Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters
  • · Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
  • · Summe der Gesamteinnahmen
  • · Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer
  • · Angaben von sonstigen Abzügen (z. B. Verrechnungsfahrten)
  • · Summe der verbleibenden Resteinnahmen
  • · Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge
  • · Kennzeichen der Taxe

 Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

 

Die richtige Kassenführung! So wird es gemacht!

Die vollständige Erfassung von Bareinnahmen ist ein ständiger Schwerpunkt der Prüfung durch das Finanzamt. Das Misstrauen der Prüfer bei bargeldintensiven Betrieben ist extrem groß, amtsintern nennt man dies Hochrisikobetriebe. Betroffen davon sind Unternehmen verschiedenster Branchen, z. B. Gastronomie, Bäcker, Fleischer, Apotheken, … . Durch den Einsatz neuer Prüfungsmethoden, die intensive Schulung der Betriebsprüfer und die verstärkte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wurden in der Vergangenheit zunehmend Mängel aufgedeckt. Damit können erhebliche Steuernachforderungen und ggf. auch die Einleitung von Steuerstrafverfahren verbunden sein.

Bereits im Jahr 2003 hatte der Bundesrechnungshof in seinem Bericht auf die Manipulationsmöglichkeiten bei elektronischen Kassensystemen hingewiesen und von der Finanzverwaltung dringend Konsequenzen zur Unterbindung gefordert. Auch die
Finanznot des Staates und das Ziel der Haushaltskonsolidierung führt dazu, dass vorhandene Steuerquellen ausgeschöpft werden sollen, bevor es zu Steuererhöhungen kommt. Einnahmeausfälle des Staates (Steuern und Sozialabgaben) bei bargeldintensiven Betrieben betragen schätzungsweise zwischen 5 und 20 Milliarden Euro pro Jahr!

 In einem neuen Schreiben hat das Bundesministerium für Finanzen die Verpflichtungen an Betriebe mit elektronischen Kassen deutlich verschärft.

 Ich möchte Sie über die wesentliche Neuregelungen informieren.

Inwieweit Sie davon betroffen sind, lässt sich nur im Rahmen einer individuellen Beratung feststellen. Ich empfehle Ihnen daher im Rahmen eines Beratungsauftrags eine Analyse der Prüfungssicherheit der Bareinnahmen.

Bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme (elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme) ist nach dem koordinierten Ländererlass vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften folgendes zu beachten:

  • Die mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion oder
    Taxametern (Datenverarbeitungssystem) erstellten Unterlagen/Daten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden!
  • Das Löschen der Journaldaten und die Aufbewahrung lediglich der ausgedruckten Unterlagen (Kassenbericht, …) ist nicht mehr zulässig!
  • Zu speichernde steuerlich relevante Daten sind insbesondere:
    • Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
    • Journal- und Auswertungsdaten
  • Das verwendete Kassensystem muss den GoB[i] und den GoBS[ii] entsprechen![iii]
  • Die Feststellungslast dafür trägt der Steuerpflichtige.
  • Die Speicherung auf externen Datenträgern oder in einem Archivsystem ist möglich, wenn Daten unveränderbar und maschinell auswertbar sind. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
  • Weitere Anforderungen sind:
    • Aufzeichnung der unterschiedlichen Zahlungswege (Barzahlung oder  Kreditkarte; Lastschriften,…)
    • Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassen sind zu protokollieren und aufzubewahren.
    • Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Kasse getrennt geführt und aufbewahrten werden.
    • Aufbewahrung aller Organisationsunterlagen, insbesondere der Bedienungsanleitung, der Programmieranleitung und aller weiteren Anweisungen zur Programmierung.

Ist das von Ihnen verwendete Kassensystem dazu in der Lage, gelten diese Anforderungen ab sofort. Prüfen Sie daher die Leistungsfähigkeit Ihrer Systeme. Die Finanzverwaltung fordert in zumutbaren Fällen eine Modernisierung (Anpassung von Hard- und/oder Software) der Kasse.

Bitte lassen Sie durch Ihren Kassenaufsteller prüfen, ob eine Umrüstung der Kasse zumutbar ist. Lassen Sie sich durch diesen ggf. schriftlich bestätigen, dass dies nicht möglich ist. In diesem Fall können die Geräte noch bis zum 31.12.2016 genutzt werden.

Es sind dann aber folgende Anforderungen der Finanzverwaltung zu beachten:

 Allezur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen sind aufzubewahren, insbesondere:

    • die Bedienungsanleitung,
    • die Programmieranleitung,
    • die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise),
    • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. sowie
    • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. dem Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten; Trainingsspeicher oder Stornos) der Kasse

 Weiterhin sind aufzubewahren:

    • Tagesendsummenbons mit fortlaufender sog. „Z.-Nummer“
    • Nachweis von Stornobuchungen, Retouren oder Entnahmen
    • Nachweis der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)
    • Alle weiteren mit dem Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke sind im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren
    • Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher,
    • Kellnerberichte, Warengruppenberichte, Spartenberichte, Zeitzonenberichte,…

Bitte bewahren Sie in Rahmen einer Beweisvorsorge immer alle von der Kasse erzeugten Auswertungen oder Ausdrucke (auch Kontrollausdrucke) auf. Zum Nachweis der geldmäßigen Kassenführung sollten Sie unbedingt täglich eine Geldzählung durchführen und diese mit einem Zählprotokoll dokumentieren.

Weiterhin möchte ich darauf hinweisen, dass im Falle der Nichtvorlage der
elektronischen Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung (auch Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Lohnsteuerprüfung) ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO) drohen kann. Das Verzögerungsgeld beträgt mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 €.

Auch elektronische Daten aus anderen betrieblichen Systemen (sog. vorgelagerte Systeme) müssen im Rahmen einer Prüfung zur Verfügung gestellt werden. Es
handelt sich im weitesten Sinne um alle unter Verwendung eines Datenverarbeitungssystems oder einer Software erzeugten betrieblichen Daten, insbesondere:

  • Kassendaten oder Daten elektronischer Waagen
  • Branchensoftware jeglicher Art (für Angebote, Lieferscheine, Betriebsverwaltung)
  • Warenwirtschaftssysteme, Kostenrechnung
  • Fakturierungsprogramme, Auftragsverwaltung
  • Programme für Zahlungsverkehr (z.B. Quicken, Starmoney)
  • Elektronische Fahrtenbücher,
  • usw. …

Auch hier kann ein Verzögerungsgeld drohen. Prüfen Sie daher welche Hard- und Software in Ihrem Unternehme genutzt wird und ob die Daten richtig archiviert
werden.

Die elektronischen Unterlagen/Daten müssen 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier und die Löschung der Daten ist unzulässig. Achten Sie bitte auch auf die Datensicherung.

Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen

 

 

Nach R 29 Abs. 7 Satz 4 EStR 1993 ist eine Aufbewahrung von Registrierkassenstreifen, Kassenzetteln, Bons und dergleichen (Kassenbeleg) im Einzelfall nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der vom Kassenbeleg übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Nach Satz 5 der Richtlinienregelung sind die vorgenannten Voraussetzungen hinsichtlich der Registrierkassenstreifen regelmäßig erfüllt, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten. Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt dazu folgendes:

 

Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen kann im Regelfall davon ausgegangen werden, daß die „Gewähr der Vollständigkeit“ im Sinne des R 29 Abs. 7 Satz 4 EStR 1993 dann gegeben ist, wenn die nachstehend genannten Unterlagen aufbewahrt werden. In diesem Fall kann auch bei elektronischen Registrierkassensystemen auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen, soweit nicht nachstehend aufgeführt, verzichtet werden.

 

1. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.

2. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO sind die gem. R 21 Abs. 7 Sätze 12 und 13 EStR 1993 mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen aufzubewahren.

3. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z.-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.