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Schätzungsmethoden im Rahmen der Betriebsprüfung

Auswahl der Schätzmethode

Welche Schätzungsmethode anzuwenden ist, hängt vom Einzelfall ab. Nach pflichtgemäßem Ermessen ist der Weg zu wählen, der anhand möglichst vieler, genau
ermittelbarer Schätzungsgrundlagen der Wahrscheinlichkeit am nächsten kommt.
Schätzungen, die methodisch auf einer zahlenmäßigen Auswertung der Verhältnisse
des betreffenden Betriebs beruhen, haben i. d. R. Vorrang gegenüber denen auf
der Grundlage eines äußeren Betriebsvergleichs, da die Vergleichbarkeit nicht
allenthalben gewährleistet ist und die näheren Umstände dem Steuerpflichtigen
nicht bekannt gegeben werden dürfen.

 

Die Schätzungsmethode muss geeignet sein, ein vernünftiges und der Wirklichkeit entsprechendes Ergebnis zu erzielen ( BFH, Urt. v. 24.11.1988, BFH/NV 1989 S. 416).
Das Finanzamt ist grundsätzlich nicht verpflichtet, das auf Grund der von ihm
gewählten Schätzungsmethode erzielte Ergebnis noch durch die Anwendung einer
weiteren Schätzungsmethode zu überprüfen oder zu untermauern ( BFH,
Beschluss v. 03.09.1998, BFH/NV 1999 S. 290
). Stellt der Kläger mithin
Beweisanträge, um eine vom FA im Wege des inneren Betriebsvergleichs
(Nachkalkulation) vorgenommene Schätzung der Betriebseinnahmen zu
widerlegen,
und erhebt das FG die angebotenen Beweise nicht, weil es seine
Entscheidung auf einen äußeren Betriebsvergleich (Anwendung der Richtsätze)
stützt, verletzt es nach Ansicht des BFH (Beschluss vom 18.10.2011, X B
65/11
, BFH/NV 2012 S. 252) seine Pflicht zur Sachaufklärung jedenfalls
nicht unter dem Gesichtspunkt einer Nichterhebung der angebotenen Beweise, da
diese auf der Grundlage seiner materiell-rechtlichen Auffassung unerheblich
waren.

Eine unrichtige Bezeichnung der Schätzungsmethode ist unschädlich ( BFH, Urt. v. 26.10.1994, BFH/NV 1995 S. 373). Der Steuerpflichtige hat keinen Anspruch auf
die Anwendung einer bestimmten Schätzungsmethode ( BFH, Beschl. v. 03.09.1998, BFH/NV 1999 S. 290). Wird im Verlaufe eines Rechtsbehelfsverfahrens ein Wechsel oder eine Abwandlung in der Schätzungsmethode vorgenommen, ist es nicht erforderlich, dies den Beteiligten vorher mitzuteilen, wenn der Wechsel oder die Abwandlung erwartet werden kann.
Ist jedoch mit dem Wechsel der Schätzungsmethode die Einführung eines neuen
Tatsachenstoffes verbunden, werden im Allgemeinen die Beteiligten hierzu gehört
werden müssen ( BFH, Urt. v. 02.02.1982, BStBl 1982 II S. 409; vgl. BFH,
Beschluss v. 12.06.1990, BFH/NV 1991 S. 459
). Dies gilt beispielsweise,
wenn die Schätzung bisher auf innerbetrieblichen Zahlen beruhte, wegen deren
Verwerfung sich aber nunmehr auf den äußeren Betriebsvergleich gestützt werden
soll.

Die Nachkalkulation

Eine Nachkalkulation kann den Nachweis erbringen, dass ein formell ordnungsmäßig ermitteltes Buchführungsergebnis unrichtig ist ( BFH, Urt. v. 17.11.1981, BStBl 1982 II
S. 430
; BFH, Beschl. v. 09.05.1996, BFH/NV 1996 S. 747). Wenn die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung versagt worden ist, bedarf es keiner weiteren
Bestätigung einer Nachkalkulation durch eine Geldverkehrs- oder
Vermögenszuwachsrechnung ( BFH, Beschl. v. 03.09.1998, BFH/NV 1999 S. 290).
Je genauer die Nachkalkulation ist, umso höher ist ihr Aussagewert für die
Beurteilung, ob die festgestellte Abweichung im Verhältnis zum ausgewiesenen
Umsatz als wesentlich anzusehen ist ( BFH, Urt. v. 17.11.1981, BStBl 1982 II
S. 430
).

Bei geringfügigen Abweichungen muss in Betracht gezogen werden, dass Schätzungsunschärfen vorliegen ( BFH, Urt. v. 26.04.1983, BStBl 1983 II S. 618). Es
entspricht den Grundsätzen einer Umsatz- und Gewinnschätzung, den erhöhten
Umsatz als Mehrgewinn anzusetzen, da davon auszugehen ist, dass die tatsächlich
entstandenen Ausgaben bereits in den Steuererklärungen berücksichtigt sind ( BFH,
Urt. v. 30.11.1989, BFH/NV 1991 S. 356
).

Da sich der Umsatz auf eine Mehrzahl von Warengattungen mit unterschiedlichen Nutzenspannen erstreckt, erfordert eine kalkulationsmäßige Schätzung des wirtschaftlichen Umsatzes im Interesse einer möglichst genauen Berechnung, den Wareneinsatz, d.h. den Wareneingang (unter Berücksichtigung von Rücksendungen) sowie die Bestände am Anfang und Ende des Wirtschaftsjahres nach den verschiedenen Brutto-Aufschlagsgruppen aufzugliedern ( BFH, Urt. v. 31.07.1974, BStBl 1975 II S. 96). Je differenzierter dies entsprechend den Besonderheiten des
Betriebs erfolgt, umso genauer wird die Berechnung des Umsatzes. Diese
Aufgliederung kann vom Steuerpflichtigen nicht von vornherein verlangt werden,
da sie gesetzlich nicht vorgeschrieben ist ( BFH, Beschluss v. 09.11.1955,
BStBl 1955 III S. 383
).

Der Steuerpflichtige ist nicht gehalten, eine derartige kalkulationsmäßige Berechnung selbst zu erstellen. Er ist jedoch verpflichtet, gezielte Fragen, z. B. nach den
Einzelverkaufspreisen, zu beantworten und weitere sachdienliche Unterlagen
vorzulegen. Sachliche Buchführungsmängel und ungenügende Mitwirkung des
Steuerpflichtigen mindern die Genauigkeitsanforderungen an eine
kalkulationsmäßige Schätzung ( BFH, Urt. v. 17.11.1981, BStBl 1982 II S. 430;
BFH, Urt. v. 15.02.1989, BStBl 1989 II S. 462).

Dem Steuerpflichtigen sind die Grundlagen der kalkulationsmäßigen Berechnungen nachvollziehbar offen zu legen (vgl. § 364 AO; BFH, Urt. v. 31.07.1974, BStBl 1975 II S. 96; BFH, Urt. v. 18.10.1983, BStBl 1984 II S. 88). Gelingt es dem
Steuerpflichtigen nicht, befriedigende Aufschlüsse zu geben, besteht die
Vermutung, dass Warenbestände nicht erfasst bzw. unterbewertet wurden und/oder
die Einnahmen nicht in vollem Umfange gebucht worden sind. Eine solche
Schlussfolgerung kann nach Lage des Falles auch dann gerechtfertigt sein, wenn
die auf Nachkalkulationen beruhende Erhöhung von Umsatz und Gewinn unter 10 v.
H. liegt ( BFH, Urt. v. 18.03.1964, BStBl 1964 III S. 381).

Die  Vermögenszuwachsrechnung

Bei einer formell ordnungsmäßigen Buchführung rechtfertigt ein ungeklärter Vermögenszuwachs die Annahme, dass höhere Betriebseinnahmen erzielt und höhere Privatentnahmen getätigt als verbucht wurden. Wird mit einer dem Einzelfall angepassten Vermögenszuwachsrechnung ein ungeklärter Vermögenszuwachs aufgedeckt, so trägt der Steuerpflichtige die objektive Beweislast für die Herkunft des Geldes ( BFH, Beschl. v. 07.11.1990, BFH/NV 1991 S. 724; BFH, Beschl. v. 02.07.1999, 1999 S. 1450).
Eine Vermögenszuwachsrechnung ist nicht nur ein Verprobungsmittel, sondern auch
eine geeignete Schätzungsgrundlage ( BFH, Urt. v. 28.05.1986, BStBl 1986 II
S. 732
). Sie kann auch zur Bestätigung kalkulationsmäßiger Berechnungen von
Umsatz und Gewinn dienen. Die Unrichtigkeit des durch die Buchführung
ausgewiesenen Ergebnisses kann allerdings nur dann durch eine
Gesamtvermögensvergleichsrechnung bzw. Gesamtgeldverkehrsrechnung bewiesen
werden, wenn das buchmäßige Ergebnis dadurch widerlegt wird, nicht aber, wenn
der Fehlbetrag anderen Einkunftsarten, beispielsweise aus Kapitalvermögen,
zuzurechnen ist ( BFH, Urt. v. 08.11.1989, BStBl 1990 II S. 268).

Die Geldverkehrsrechnung

Die Geldverkehrsrechnung ist eine Schätzungsmethode, die – richtig angewandt – so zuverlässig ist, dass sie die Beweiskraft einer formell ordnungsmäßigen Buchführung widerlegen und in Höhe der errechneten Fehlbeträge nicht verbuchte Betriebseinnahmen nachweisen kann ( BFH, Urt. v. 08.09.1994, BFH/NV 1995 S. 573).

Nur wenn die zur Verfügung stehenden ungebundenen Mittel unterhalb des Regelsatzes für Sozialhilfe liegen, ist die Schätzungsbefugnis – bei ansonsten ordnungsgemäßen Aufzeichnungen – gegeben (FG Saarland, Gerichtsbescheid v. 25.02.2008 1-K-2037/04; EFG 2008, 1507).

Die auf Einnahmen- und Ausgabenvorgänge ausgerichtete Gesamtgeldverkehrsrechnung ist eine Abwandlung der Vermögenszuwachsrechnung ( BFH, Urt. v. 02.03.1982, BStBl 1984 II S. 504; BFH, Urt. v. 08.11.1989, BStBl 1990 II S. 268).

Eine Teilgeldverkehrsrechnung kann sich auf den betrieblichen oder den privaten Bereich beschränken. Sie ist vom BFH ebenfalls als Verprobungs- und Schätzungsmethode anerkannt ( BFH, Urt. v. 20.09.1989, BStBl 1990 II S. 109; BFH, Urt. v. 08.11.1989, BStBl 1989 II S. 268; BFH, Urt. v. 24.11.1988, BFH/NV 1989 S. 416).

Die einfachste Form der Teilgeldverkehrsrechnung ist die Ausgaben-Deckungsrechnung . Dabei werden die tatsächlich geleisteten Barausgaben den Beträgen gegenübergestellt, die dem Steuerpflichtigen durch Barabhebungen zur Begleichung dieser Ausgaben zur Verfügung standen. Auch diese Methode ist generell geeignet, ungeklärte Einnahmen aufzudecken ( BFH, Urt. v. 25.07.1991, BFH/NV 1991 S. 796).

Die Richtsatzschätzung

Das Unterschreiten des untersten Rohgewinnsatzes (Aufschlagsatz) der Richtsatzsammlung rechtfertigt bei formell ordnungsmäßiger Buchführung eine Schätzung nur dann, wenn der Prüfer zusätzlich konkrete Hinweise auf die sachliche Unrichtigkeit des Buchführungsergebnisses hat, etwa ungeklärten Privatverbrauch, oder der Steuerpflichtige selbst Unredlichkeiten zugesteht ( BFH, Urt. v. 18.10.1983,
BStBl 1984 II S. 88
; BFH, Beschluss v. 09.05.1996, BFH/NV 1996 S. 747).
Wenn

  • die Buchführung sachlich mangelhaft ist,
  • die für eine Nachkalkulation benötigten Unterlagen fehlen,
  • eine Vermögenszuwachsrechnung Zweifel weckt,

kommt eine ergänzende
Schätzung unter Berücksichtigung der Richtsätze in Betracht ( BFH, Urt. v.
12.09.1990, BFH/NV 1991 S. 573
); aber auch eine Reingewinnschätzung ( BFH,
Urt. v. 17.05.1990, BFH/NV 1991 S. 646
). Das bloße Unterschreiten auch des
untersten Rohgewinn-Richtsatzes rechtfertigt für sich alleine noch kein
Schätzung, wenn die Buchführung formell ordnungsgemäß ist ( BFH Urt. v.
18.09.1974, I R 94/72
)

Sind sowohl Umsatz wie Reingewinn richtsatzmäßig zu schätzen,
wird zuerst der mutmaßliche Umsatz errechnet. Grundlagen hierfür bilden:

  • beim Handelsbetrieb der normalisierte Wareneinsatz
  • beim Handwerksbetrieb und gemischten Betrieb der normalisierte
    Waren-, Material- und Fertigungslohneinsatz
  • beim Dienstleistungsbetrieb die Summe aller normalisierten
    Betriebsausgaben.

Die Richtsätze
beruhen auf Gewinnermittlungen durch Betriebsvermögensvergleich (§ 4 Abs. 1
EStG
). Dies bedeutet jedoch nicht, dass der Gewinn eines Steuerpflichtigen,
der sich bisher zulässigerweise der Überschussrechnung (§ 4 Abs. 3 EStG)
bediente, nach den Grundsätzen der Betriebsvermögensvergleichsrechnung zu
schätzen ist. Vielmehr hat der Steuerpflichtige in diesem Falle einen Anspruch
darauf, dass der Gewinn – u. U. in Anlehnung an die Richtsätze – in
Geldrechnung geschätzt wird ( BFH, Urt. v. 02.03.1982, BStBl 1984 II S. 504).

Die Gewinnermittlung nach § 4 Abs. 1 und § 4 Abs. 3 EStG muss im Regelfall – auf das
Ganze und auf Dauer gesehen – zu demselben Ergebnis führen. Die
unterschiedliche Zulässigkeit, gewillkürtes Betriebsvermögen zu bilden, und die
Besonderheiten des Zu- und Abflussprinzips bei § 4 Abs. 3 EStG müssen berücksichtigt
werden. Sofern sie sich nicht auswirken, kann das Finanzamt seine Schätzung auf
Richtsätze stützen, auch wenn der Steuerpflichtige seinen Gewinn nach § 4
Abs. 3 EStG
ermittelt ( BFH, Urt. v. 15.04.1999, BStBl 1999 II S. 481).

ABC der Aufbewahrungsfristen 6 Jahre

ABC der Aufbewahrungsfristen (6 Jahre)

ABC der Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 u. 3, Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 u. 3, Abs. 3 AO)

 

A
Abtretungserklärungen nach Erledigung
Akkreditive
An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse
Angebote, die zu Aufträgen geführt haben
Anleihen
Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen
Anzahlungsunterlagen
Arbeitgeberdarlehen
Auftragsbücher
Ausfuhrunterlagen (soweit steuerlich relevant)
Außenhandelsunterlagen
B
Bankbürgschaften
Bauantragskostennachweise
Baubeschreibungen
Baugenehmigungen
Beförderungssteuernachweise
Bestell- und Auftragsunterlagen
Betriebsprüfungsberichte
Betriebsunfallunterlagen
Börsenaufträge
Bruttoerlösnachweise
Bruttolohnlisten
Bruttolohnsammelkarten
Bruttolohnstreifen
Bürgschaftsunterlagen
C
Carnetunterlagen
Clearingauszüge
D
Datenträger von Handelsbriefen
Darlehensunterlagen, -verträge (nach Vertragsablauf)
Deklarationen (Versandunterlagen)
Deputatunterlagen
Devisenunterlagen
Doppelbesteuerungsunterlagen
E
Eichaufnahmen
Einfuhrunterlagen
Eingangsüberweisungsträger
E-Mails (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben)
Energieverbrauchsunterlagen
Ersatzkassenunterlagen
Essensmarkenabrechnungen
Exportunterlagen
F
Fernschreiben (Handelsbriefe)
Feuerversicherungsunterlagen
Finanzberichte
Frachtbriefe
Freistellungsaufträge für Kapitalerträge
Fürsorgeunterlagen
G
Gebrauchsmusterunterlagen
Gemeinkostenverteilungsschlüssel
Gesamtkostenzusammenstellungen
Geschäftsbriefe (außer Rechnungen und Gutschriften)
Geschenknachweise
Gewährleistungsverpflichtungen
Gewerbesteuerunterlagen
Gewinnfeststellungen
H
Handelsbriefe
Handelsregisterauszüge
Hinterlegungsanträge
Hinterlegungsscheine
Hypothekenbriefe nach Einlösung
Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung
I
Importunterlagen
Inkassokarteien
Investitionsabrechnungen
Investitionszulagenunterlagen
J
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften
K
Kalkulationsunterlagen
Kapitalerhöhungsunterlagen
Kapitalertragsteuerunterlagen
Kassenzettel (soweit steuerlich relevant)
Kaufverträge
Konnossemente
Kostenstellenpläne
Kreditunterlagen (nach Ablauf des Kreditvertrages)
Kurzarbeitergeldanträge
Kurzarbeitergeldlisten
L
Leasingunterlagen
Leasingverträge (nach Vertragsende)
Lizenzunterlagen
Lohnjournal
Lohnkonto
Lohnsteuerpauschalierung
Luftfrachtbriefe
M
Mahnbescheide
Mahnungen
Maklerschlussnoten
Materialbeanstandungen
Mietunterlagen (nach Ende des Mietverhältnisses)
O
Obligationen nach Entwertung
Offenbarungseidanträge
Orderpapiere
P
Pachtunterlagen (nach Ablauf des Pachtverhältnisses)
Packzertifikate (Container)
Patentunterlagen nach Ablauf
Personalunterlagen (soweit steuerlich relevant)
Postaufträge
Preislisten
Preisvereinbarungen als Handelsbrief
Proteste (Scheck, Wechsel)
Q
Qualitätsberichte
R
Registrierkassenstreifen (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben)
Rückscheine
Rückwareneingangsjournale
S
Saldenbestätigungen
Schadensmeldungen
Scheck- und Wechselunterlagen
Schriftwechsel
Schuldscheine
Schuldtitel
Sicherungsübereignungen
Sozialpläne
Sozialversicherungsbeitragskonten
Sparprämienanträge
Sparurkunden
Speditionsversicherungsscheine
Steuerabzugsnachweise
Stundungsbelege
T
Telefaxe (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben)
Telegramme (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben)
Transportschadenunterlagen
Transportversicherungsanmeldungen
Transportversicherungsaufträge
U
Übereignungsverträge
Übernahmebescheinigungen (Spediteur)
Überstundenlisten
Umsatzsteuervergütungen
Umwandlungsunterlagen
Unfallversicherungsunterlagen
Unterlagen (von Bedeutung für die Besteuerung)
Unternehmerlohnverrechnungen
V
Verfrachtungsaufträge
Vermögensteuerunterlagen
Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe)
Versandanmeldungen
Versicherungspolicen
Versteigerungsunterlagen
Verträge
Vertreterunterlagen
Verzugszinsbelastungen
Vollmachten (Urkunden)
W
Warenabgabescheine
Warenverkehrsbescheinigungen
Werksrentenanträge
Z
Zeichnungsvollmachten
Zessionen
Zinsberechnungsunterlagen
Zinsstaffeln
Zugangsjournale
Zustellungsquittungen
Zwischenabschlüsse

Recht der Finanzbehörde auf digitalisierten Zugriff

Recht der Finanzbehörde auf digitalisierte

Finanzbuchhaltungskonten ohne Vorprüfung der

Steuerrelevanz zuzugreifen

 

Orientierungssatz:

1. Die digitale Aufzeichnung von FiBu-Konten unterliegt ohne Prüfung der Steuerrelevanz im Einzelfall gemäß § 147 Abs. 6 Satz 1 AO dem Zugriffsrecht der Finanzverwaltung.

 

2. Die handelsrechtliche Buchführung ist in ihrer Gesamtheit zur Feststellung oder Überprüfung der Besteuerungsgrundlagen geeignet und damit i. S. des § 140 AO für die Besteuerung von Bedeutung. Auf eine steuerliche Gewinnauswirkung kommt es dabei nicht an.

Finanzgericht Düsseldorf vom 05.02.2007 FG_Duesseldorf_16_V_3457_06_AAO

Fragen und Antworten zum Datenzugriff durch das Finanzamt

 

 

 

1. Seit wann besteht das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung?

Ab dem 1. Januar 2002 ist der Finanzverwaltung aufgrund der gesetzlichen Neuregelungen im Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 (Bundesgesetzblatt Teil I S. 1433, Artikel 7 und 8) das Recht eingeräumt, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.

 

2. Was beinhalten die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)?“

Die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ beinhalten Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Rechts auf Datenzugriff. Sie wurden nach intensiver Erörterung mit den Vertretern der Wirtschaft mit BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001 veröffentlicht.

 

3. Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?

Beim Datenzugriff kann der Prüfer im Rahmen einer Außenprüfung nach pflichtgemäßem Ermessen – auch kumulativ – den „unmittelbaren Datenzugriff“, den „mittelbaren Datenzugriff“ oder die „Datenträgerüberlassung“ wählen. Ein „Online-Zugriff“ auf das betriebliche DV-System ist hingegen ausdrücklich ausgeschlossen.

 

Der „unmittelbare Datenzugriff“ beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf DV-Systeme durch den Prüfer zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten .

 

Beim „mittelbaren Datenzugriff“ müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung hat das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind die Unternehmen zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem DV-System vertraute Personen verpflichtet.

 

Bei der „Datenträgerüberlassung“ sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden.

 

4 .Darf der Finanzamtsprüfer eigenmächtig Daten aus dem betrieblichen DV-System zur Weiterverarbeitung auf seinen Rechner herunterladen?

Nein. Die Prüfungsdienste sind in keinem Fall berechtigt, Daten zwecks Sicherung oder späterer Weiterverarbeitung von den betrieblichen DV-Systemen herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Entscheidet sich der Prüfer für eine Datenanalyse mit Hilfe dienstlich bereitgestellter Prüfsoftware, müssen die dazu erforderlichen steuerlich relevanten Daten vom Unternehmen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger bereitgestellt werden. Ergeben sich aufgrund der Datenanalyse Anhaltspunkte, die eine vertiefte Überprüfung angezeigt sein lassen oder reichen die auf dem Datenträger zur Verfügung gestellten Daten zur steuerlichen Beurteilung nicht aus, kann der Prüfer auch im Fall der Datenträgerüberlassung zu den anderen Zugriffsmöglichkeiten übergehen. Entgegen anders lautenden Darstellungen kann er aber auch weitere Datenträger mit bislang nicht bereitgestellten steuerrelevanten Daten verlangen.

 

5. Darf der Prüfer sein Notebook mit den importierten Daten vom Prüfungsort entfernen ?

Ja. Die Daten sind kryptografisch gesichert. Auf das Steuergeheimnis (§ 30 AO) wird verwiesen.

 

6. Wie definiert die Finanzverwaltung „steuerlich relevante Daten“?

Zu diesem Terminus gibt es keine allgemein gültige Definition. Je nach Einzelfall können Daten bei einem Steuerpflichtigen von steuerlicher Bedeutung sein, bei einem anderen jedoch nicht. Deshalb kann es keine abschließende Festlegung allgemeiner Art geben. Man kann den Begriff jedoch wie folgt umschreiben: „Steuerlich relevant“ sind Daten immer dann, wenn sie für die Besteuerung des Steuerpflichtigen von Bedeutung sein können. Nach den GDPdU ist es Aufgabe des Steuerpflichtigen, die steuerrelevanten Daten von den anderen abzugrenzen. Er wird sich dabei auch an datenschutzrechtlichen bzw. besonderen berufsspezifischen Gesichtspunkten orientieren müssen. Gibt es über diese Abgrenzung Meinungsverschiedenheiten zwischen Steuerpflichtigen und Steuerprüfer, ist im Einzelfall zu entscheiden, welche Folgerungen zu ziehen sind. Ist es dem Steuerpflichtigen nicht möglich, steuerlich relevante und steuerlich nicht relevante Daten voneinander abzugrenzen, so schließt dies den Zugriff des Prüfers auf die steuerlich relevanten Daten nicht aus. Unberührt bleiben die bestehenden Regelungen zur Vorlage einer umfassenden Verfahrensdokumentation (§ 147 Abs. 1 AO, GoBS), wonach der Prüfer in der Lage sein muss, sich innerhalb angemessener Zeit einen vollständigen Systemüberblick zu verschaffen. Dazu gehört auch ein Überblick über die im DV-System insgesamt vorhandenen Informationen (zum Beispiel Reports und Tabellen).

 

7. Gehören Kostenstellen zu den steuerlich relevanten Daten?

Den Kostenstellen kommt im Hinblick auf den Datenzugriff besondere Bedeutung zu. Sie unterliegen dem Zugriff der Finanzverwaltung, soweit sie steuerlich relevant sind, zum Beispiel zur Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Passiva. Kostenstellen, die Beteiligungen oder Bewertungen von Vermögensgegenständen oder Rückstellungen zum Gegenstand haben, sind ebenso aufbewahrungs- und vorlagepflichtig wie solche, die Grundlagen für die Bemessung von Verrechnungspreisen enthalten.

 

8. Kann bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung neben der Lohnbuchhaltung auch die gesamte Finanzbuchhaltung angefordert werden?

Ja. Der Datenzugriff erstreckt sich u.a. auf die Daten der Finanzbuchhaltung, welche unstreitig lohnsteuerrelevante Daten beinhaltet und somit auch Gegenstand der Lohnsteuer-Außenprüfung ist.

 

 

9. Was versteht das Gesetz unter ,,mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten Unterlagen’’?

Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, können unterschiedliche Quellen haben:

 

Sie können zum Beispiel aus anderen DV-Systemen importiert, von Dritten durch Datenübertragung übermittelt oder durch manuelle Eingaben erfasst worden sein. Auch eingescannte Unterlagen gehören hierzu. Wenn der Steuerpflichtige aufbewahrungspflichtige Unterlagen aus der „Papierwelt“ in eine elektronische Ausgabeform überführt, treten die digitalisierten Daten damit an die Stelle der Originale.

 

Elektronische Registrierkassen sind Bestandteil des DV-Systems im Sinne des § 147 Abs. 6 AO. Bei den in der Registrierkasse gespeicherten Daten handelt es sich deshalb um Daten, die dem Einsichtsrecht nach dieser Vorschrift unterliegen.

 

10. Besteht eine Verpflichtung, den Datenzugriff auf freiwillig geführte Aufzeichnungen zuzulassen?

Ja, soweit die Aufzeichnungen in digitaler Form geführt werden.

 

11. Nach den Datenzugriffsregelungen sind der Finanzbehörde auf Verlangen die steuerlich relevanten Daten in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Was bedeutet „maschinelle Auswertbarkeit“?

Unter dem Begriff „maschinelle Auswertbarkeit“ versteht die Finanzverwaltung den „wahlfreien Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier- und Filterfunktionen unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit“. Mangels wahlfreier Zugriffsmöglichkeit akzeptiert die Finanzverwaltung daher keine Reports oder Druckdateien, die vom Unternehmen ausgewählte („vorgefilterte“) Datenfelder und -sätze aufführen, jedoch nicht mehr alle steuerlich relevanten Daten enthalten. Gleiches gilt für archivierte Daten, bei denen z. B. während des Archivierungsvorgangs eine „Verdichtung“ unter Verlust vorgeblich steuerlich nicht relevanter, originär aber vorhanden gewesener Daten stattgefunden hat.

 

12. Sind Buchungstexte zur Erfüllung der Belegfunktion erforderlich?

Zur Erfüllung der Belegfunktion ist eine hinreichende Erläuterung des Vorgangs (Buchungstext) erforderlich.

 

13. Ist der Zugriff des Prüfers auf das Intranet ausgeschlossen?

Nein. Der Zugriff über das Intranet auf aufbewahrungspflichtige, digitalisierte Unterlagen ist zulässig. Die erforderliche Verfahrensdokumentation umfasst auch die Daten des Intranets.

 

14. Besteht ein Anspruch auf den Zugriff parallel vorgehaltener Daten?

Werden Daten parallel für unterschiedliche Zwecke im DV-System vorgehalten, ist eine Vollständigkeits- und Identitätskontrolle im Wege des Datenbankabgleichs zulässig.

 

15. Besteht ein Verwertungsverbot für versehentlich überlassene Daten?

Nein. Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot.

 

16. Das Datenzugriffsrecht der Finanzverwaltung besteht ab dem 1. Januar 2002. Dürfen die Prüfer auch auf Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zugreifen?

Ab dem 1. Januar 2002 hat die Finanzverwaltung grundsätzlich das Recht, auch auf elektronisch vorgehaltene Daten vorangegangener Wirtschaftsjahre zuzugreifen. Bis auf zwei Ausnahmen sind daher bereits archivierte Daten auf Verlangen des Prüfers während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von bis zu zehn Jahren für den unmittelbaren und mittelbaren Datenzugriff in das DV-System einzuspielen: Bei Archivierung vor dem 1. Januar 2002 brauchen die Daten nicht wieder eingespielt zu werden, wenn dies mit unverhältnismäßig hohem Aufwand für das Unternehmen verbunden wäre (z. B.: fehlende Speicherkapazität, nochmalige Datenerfassung, Archivierung außerhalb des aktuellen Datenverarbeitungssystems, Wechsel der Hard- oder Software).

 

Für die Aufbewahrungsverpflichtung kommt es auf den Zeitpunkt der Archivierung, nicht auf den jeweiligen Veranlagungs- oder Gewinnermittlungszeitraum.

 

17. Besteht die Möglichkeit, das vorhandene oder geplante DV-System von der Finanzverwaltung als „GDPdU-konform“ zertifizieren zu lassen?

Nein. Insbesondere die Vielzahl und unterschiedliche Ausgestaltung und Kombination selbst marktgängiger Buchhaltungs- und Archivierungssysteme lassen keine allgemein gültigen Aussagen der Finanzverwaltung zur Konformität der verwendeten oder geplanten Hard- und Software zu. „Zertifikate“ Dritter entfalten gegenüber der Finanzverwaltung keine Bindungswirkung. Im Übrigen hängt die Ordnungsmäßigkeit eines im Rechnungswesen eingesetzten Verfahrens letztlich von mehreren Kriterien ab (z. B. auch von der Richtigkeit und Vollständigkeit der eingegebenen Daten).

 

18. Drohen Sanktionen, wenn ein Unternehmen die Anforderungen der „GDPdU“ nicht erfüllt?

Die Finanzverwaltung wird auf einen Verstoß in unterschiedlicher Weise reagieren. Je nach den Umständen im Einzelfall kommen z. B. in Betracht: Bußgeld, Zwangsmittel, Verzögerungsgeld, Schätzung.

 

19. Erstreckt sich der Datenzugriff auch auf digitale Unterlagen ausländischer Betriebsstätten, die im Inland bei Konsolidierung der inländischen Handelsbilanz in diese eingehen?

Ja, der Datenzugriff erstreckt sich in diesem Fall auch auf die Daten der ausländischen Betriebsstätte.

Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften; nicht nur Taxiunternehmen sind betroffen!

 

Im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt zur Aufbewahrung der mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzählern (im Folgenden: Geräte) erfassten Geschäftsvorfälle Folgendes:

Seit dem 1. Januar 2002 sind Unterlagen i. S. des § 147 Abs. 1 AO, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind, während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren (§ 147 Abs. 2 Nr. 2 AO). Die vorgenannten Geräte sowie die mit ihrer Hilfe erstellten digitalen Unterlagen müssen seit diesem Zeitpunkt neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme (GoBS)“ vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)“ vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) einschließlich etwaiger mit dem Gerät elektronisch erzeugter Rechnungen i. S. des § 14 UStG unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsummen ist unzulässig. Ein ausschließliches Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen.

Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten – bei der Registrierkasse insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten – innerhalb des Geräts nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen. 

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der vorgenannten Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren (vgl. § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV). Einsatzort bei Taxametern und Wegstreckenzähler ist das Fahrzeug, in dem das Gerät verwendet wurde.

Außerdem müssen die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen für jedes einzelne Gerät getrennt geführt und aufbewahrt werden. Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Geräts (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO).

Soweit mit Hilfe eines solchen Geräts unbare Geschäftsvorfälle (z. B. EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren) erfasst werden, muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffende Verbuchung im Buchführungs- bzw. Aufzeichnungswerk gewährleistet sein.

Die vorgenannten Ausführungen gelten auch für die mit Hilfe eines Taxameters oder Wegstreckenzählers erstellten digitalen Unterlagen, soweit diese Grundlage für Eintragungen auf einem Schichtzettel im Sinne des BFH-Urteils vom 26. Februar 2004, XI R 25/02 (BStBl II S. 599) sind. Im Einzelnen können dies sein:

  • · Name und Vorname des Fahrers
  • · Schichtdauer (Datum, Schichtbeginn, Schichtende)
  • · Summe der Total- und Besetztkilometer laut Taxameter
  • · Anzahl der Touren lt. Taxameter
  • · Summe der Einnahmen lt. Taxameter
  • · Kilometerstand lt. Tachometer (bei Schichtbeginn und -ende)
  • · Einnahme für Fahrten ohne Nutzung des Taxameters
  • · Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
  • · Summe der Gesamteinnahmen
  • · Angaben über Lohnabzüge angestellter Fahrer
  • · Angaben von sonstigen Abzügen (z. B. Verrechnungsfahrten)
  • · Summe der verbleibenden Resteinnahmen
  • · Summe der an den Unternehmer abgelieferten Beträge
  • · Kennzeichen der Taxe

 Dies gilt für Unternehmer ohne Fremdpersonal entsprechend.

Soweit ein Gerät bauartbedingt den in diesem Schreiben niedergelegten gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, wird es nicht beanstandet, wenn der Steuerpflichtige dieses Gerät längstens bis zum 31. Dezember 2016 in seinem Betrieb weiterhin einsetzt. Das setzt aber voraus, dass der Steuerpflichtige technisch mögliche Softwareanpassungen und Speichererweiterungen mit dem Ziel durchführt, die in diesem Schreiben konkretisierten gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Bei Registrierkassen, die technisch nicht mit Softwareanpassungen und Speichererweiterungen aufgerüstet werden können, müssen die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar 1996 weiterhin vollumfänglich beachtet werden.

 

Die richtige Kassenführung! So wird es gemacht!

Die vollständige Erfassung von Bareinnahmen ist ein ständiger Schwerpunkt der Prüfung durch das Finanzamt. Das Misstrauen der Prüfer bei bargeldintensiven Betrieben ist extrem groß, amtsintern nennt man dies Hochrisikobetriebe. Betroffen davon sind Unternehmen verschiedenster Branchen, z. B. Gastronomie, Bäcker, Fleischer, Apotheken, … . Durch den Einsatz neuer Prüfungsmethoden, die intensive Schulung der Betriebsprüfer und die verstärkte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wurden in der Vergangenheit zunehmend Mängel aufgedeckt. Damit können erhebliche Steuernachforderungen und ggf. auch die Einleitung von Steuerstrafverfahren verbunden sein.

Bereits im Jahr 2003 hatte der Bundesrechnungshof in seinem Bericht auf die Manipulationsmöglichkeiten bei elektronischen Kassensystemen hingewiesen und von der Finanzverwaltung dringend Konsequenzen zur Unterbindung gefordert. Auch die
Finanznot des Staates und das Ziel der Haushaltskonsolidierung führt dazu, dass vorhandene Steuerquellen ausgeschöpft werden sollen, bevor es zu Steuererhöhungen kommt. Einnahmeausfälle des Staates (Steuern und Sozialabgaben) bei bargeldintensiven Betrieben betragen schätzungsweise zwischen 5 und 20 Milliarden Euro pro Jahr!

 In einem neuen Schreiben hat das Bundesministerium für Finanzen die Verpflichtungen an Betriebe mit elektronischen Kassen deutlich verschärft.

 Ich möchte Sie über die wesentliche Neuregelungen informieren.

Inwieweit Sie davon betroffen sind, lässt sich nur im Rahmen einer individuellen Beratung feststellen. Ich empfehle Ihnen daher im Rahmen eines Beratungsauftrags eine Analyse der Prüfungssicherheit der Bareinnahmen.

Bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme (elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme) ist nach dem koordinierten Ländererlass vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften folgendes zu beachten:

  • Die mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion oder
    Taxametern (Datenverarbeitungssystem) erstellten Unterlagen/Daten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden!
  • Das Löschen der Journaldaten und die Aufbewahrung lediglich der ausgedruckten Unterlagen (Kassenbericht, …) ist nicht mehr zulässig!
  • Zu speichernde steuerlich relevante Daten sind insbesondere:
    • Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
    • Journal- und Auswertungsdaten
  • Das verwendete Kassensystem muss den GoB[i] und den GoBS[ii] entsprechen![iii]
  • Die Feststellungslast dafür trägt der Steuerpflichtige.
  • Die Speicherung auf externen Datenträgern oder in einem Archivsystem ist möglich, wenn Daten unveränderbar und maschinell auswertbar sind. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
  • Weitere Anforderungen sind:
    • Aufzeichnung der unterschiedlichen Zahlungswege (Barzahlung oder  Kreditkarte; Lastschriften,…)
    • Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassen sind zu protokollieren und aufzubewahren.
    • Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Kasse getrennt geführt und aufbewahrten werden.
    • Aufbewahrung aller Organisationsunterlagen, insbesondere der Bedienungsanleitung, der Programmieranleitung und aller weiteren Anweisungen zur Programmierung.

Ist das von Ihnen verwendete Kassensystem dazu in der Lage, gelten diese Anforderungen ab sofort. Prüfen Sie daher die Leistungsfähigkeit Ihrer Systeme. Die Finanzverwaltung fordert in zumutbaren Fällen eine Modernisierung (Anpassung von Hard- und/oder Software) der Kasse.

Bitte lassen Sie durch Ihren Kassenaufsteller prüfen, ob eine Umrüstung der Kasse zumutbar ist. Lassen Sie sich durch diesen ggf. schriftlich bestätigen, dass dies nicht möglich ist. In diesem Fall können die Geräte noch bis zum 31.12.2016 genutzt werden.

Es sind dann aber folgende Anforderungen der Finanzverwaltung zu beachten:

 Allezur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen sind aufzubewahren, insbesondere:

    • die Bedienungsanleitung,
    • die Programmieranleitung,
    • die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise),
    • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. sowie
    • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. dem Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten; Trainingsspeicher oder Stornos) der Kasse

 Weiterhin sind aufzubewahren:

    • Tagesendsummenbons mit fortlaufender sog. „Z.-Nummer“
    • Nachweis von Stornobuchungen, Retouren oder Entnahmen
    • Nachweis der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)
    • Alle weiteren mit dem Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke sind im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren
    • Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher,
    • Kellnerberichte, Warengruppenberichte, Spartenberichte, Zeitzonenberichte,…

Bitte bewahren Sie in Rahmen einer Beweisvorsorge immer alle von der Kasse erzeugten Auswertungen oder Ausdrucke (auch Kontrollausdrucke) auf. Zum Nachweis der geldmäßigen Kassenführung sollten Sie unbedingt täglich eine Geldzählung durchführen und diese mit einem Zählprotokoll dokumentieren.

Weiterhin möchte ich darauf hinweisen, dass im Falle der Nichtvorlage der
elektronischen Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung (auch Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Lohnsteuerprüfung) ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO) drohen kann. Das Verzögerungsgeld beträgt mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 €.

Auch elektronische Daten aus anderen betrieblichen Systemen (sog. vorgelagerte Systeme) müssen im Rahmen einer Prüfung zur Verfügung gestellt werden. Es
handelt sich im weitesten Sinne um alle unter Verwendung eines Datenverarbeitungssystems oder einer Software erzeugten betrieblichen Daten, insbesondere:

  • Kassendaten oder Daten elektronischer Waagen
  • Branchensoftware jeglicher Art (für Angebote, Lieferscheine, Betriebsverwaltung)
  • Warenwirtschaftssysteme, Kostenrechnung
  • Fakturierungsprogramme, Auftragsverwaltung
  • Programme für Zahlungsverkehr (z.B. Quicken, Starmoney)
  • Elektronische Fahrtenbücher,
  • usw. …

Auch hier kann ein Verzögerungsgeld drohen. Prüfen Sie daher welche Hard- und Software in Ihrem Unternehme genutzt wird und ob die Daten richtig archiviert
werden.

Die elektronischen Unterlagen/Daten müssen 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier und die Löschung der Daten ist unzulässig. Achten Sie bitte auch auf die Datensicherung.

Verzicht auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen

 

 

Nach R 29 Abs. 7 Satz 4 EStR 1993 ist eine Aufbewahrung von Registrierkassenstreifen, Kassenzetteln, Bons und dergleichen (Kassenbeleg) im Einzelfall nicht erforderlich, wenn der Zweck der Aufbewahrung in anderer Weise gesichert und die Gewähr der Vollständigkeit der vom Kassenbeleg übertragenen Aufzeichnungen nach den tatsächlichen Verhältnissen gegeben ist. Nach Satz 5 der Richtlinienregelung sind die vorgenannten Voraussetzungen hinsichtlich der Registrierkassenstreifen regelmäßig erfüllt, wenn Tagesendsummenbons aufbewahrt werden, die die Gewähr der Vollständigkeit bieten und den Namen des Geschäfts, das Datum und die Tagesendsumme enthalten. Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt dazu folgendes:

 

Beim Einsatz elektronischer Registrierkassen kann im Regelfall davon ausgegangen werden, daß die „Gewähr der Vollständigkeit“ im Sinne des R 29 Abs. 7 Satz 4 EStR 1993 dann gegeben ist, wenn die nachstehend genannten Unterlagen aufbewahrt werden. In diesem Fall kann auch bei elektronischen Registrierkassensystemen auf die Aufbewahrung von Kassenstreifen, soweit nicht nachstehend aufgeführt, verzichtet werden.

 

1. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO sind die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. sowie alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Proforma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten) aufzubewahren.

2. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 3 AO sind die gem. R 21 Abs. 7 Sätze 12 und 13 EStR 1993 mit Hilfe von Registrierkassen erstellten Rechnungen aufzubewahren.

3. Nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO sind die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende sog. „Z.-Nummer“ zur Überprüfung der Vollständigkeit der Kassenberichte), der Stornobuchungen (sog. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen), Retouren, Entnahmen sowie der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) und alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkasse (z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellnerberichte, Spartenberichte) im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren. Darüber hinaus ist die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.