Die richtige Kassenführung! So wird es gemacht!

Die vollständige Erfassung von Bareinnahmen ist ein ständiger Schwerpunkt der Prüfung durch das Finanzamt. Das Misstrauen der Prüfer bei bargeldintensiven Betrieben ist extrem groß, amtsintern nennt man dies Hochrisikobetriebe. Betroffen davon sind Unternehmen verschiedenster Branchen, z. B. Gastronomie, Bäcker, Fleischer, Apotheken, … . Durch den Einsatz neuer Prüfungsmethoden, die intensive Schulung der Betriebsprüfer und die verstärkte Prüfung bargeldintensiver Betriebe wurden in der Vergangenheit zunehmend Mängel aufgedeckt. Damit können erhebliche Steuernachforderungen und ggf. auch die Einleitung von Steuerstrafverfahren verbunden sein.

Bereits im Jahr 2003 hatte der Bundesrechnungshof in seinem Bericht auf die Manipulationsmöglichkeiten bei elektronischen Kassensystemen hingewiesen und von der Finanzverwaltung dringend Konsequenzen zur Unterbindung gefordert. Auch die
Finanznot des Staates und das Ziel der Haushaltskonsolidierung führt dazu, dass vorhandene Steuerquellen ausgeschöpft werden sollen, bevor es zu Steuererhöhungen kommt. Einnahmeausfälle des Staates (Steuern und Sozialabgaben) bei bargeldintensiven Betrieben betragen schätzungsweise zwischen 5 und 20 Milliarden Euro pro Jahr!

 In einem neuen Schreiben hat das Bundesministerium für Finanzen die Verpflichtungen an Betriebe mit elektronischen Kassen deutlich verschärft.

 Ich möchte Sie über die wesentliche Neuregelungen informieren.

Inwieweit Sie davon betroffen sind, lässt sich nur im Rahmen einer individuellen Beratung feststellen. Ich empfehle Ihnen daher im Rahmen eines Beratungsauftrags eine Analyse der Prüfungssicherheit der Bareinnahmen.

Bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme (elektronische Registrierkassen und PC-Kassensysteme) ist nach dem koordinierten Ländererlass vom 26.11.2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften folgendes zu beachten:

  • Die mittels Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion oder
    Taxametern (Datenverarbeitungssystem) erstellten Unterlagen/Daten müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden!
  • Das Löschen der Journaldaten und die Aufbewahrung lediglich der ausgedruckten Unterlagen (Kassenbericht, …) ist nicht mehr zulässig!
  • Zu speichernde steuerlich relevante Daten sind insbesondere:
    • Programmier- und Stammdatenänderungsdaten
    • Journal- und Auswertungsdaten
  • Das verwendete Kassensystem muss den GoB[i] und den GoBS[ii] entsprechen![iii]
  • Die Feststellungslast dafür trägt der Steuerpflichtige.
  • Die Speicherung auf externen Datenträgern oder in einem Archivsystem ist möglich, wenn Daten unveränderbar und maschinell auswertbar sind. Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.
  • Weitere Anforderungen sind:
    • Aufzeichnung der unterschiedlichen Zahlungswege (Barzahlung oder  Kreditkarte; Lastschriften,…)
    • Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassen sind zu protokollieren und aufzubewahren.
    • Aufzeichnungen müssen für jede einzelne Kasse getrennt geführt und aufbewahrten werden.
    • Aufbewahrung aller Organisationsunterlagen, insbesondere der Bedienungsanleitung, der Programmieranleitung und aller weiteren Anweisungen zur Programmierung.

Ist das von Ihnen verwendete Kassensystem dazu in der Lage, gelten diese Anforderungen ab sofort. Prüfen Sie daher die Leistungsfähigkeit Ihrer Systeme. Die Finanzverwaltung fordert in zumutbaren Fällen eine Modernisierung (Anpassung von Hard- und/oder Software) der Kasse.

Bitte lassen Sie durch Ihren Kassenaufsteller prüfen, ob eine Umrüstung der Kasse zumutbar ist. Lassen Sie sich durch diesen ggf. schriftlich bestätigen, dass dies nicht möglich ist. In diesem Fall können die Geräte noch bis zum 31.12.2016 genutzt werden.

Es sind dann aber folgende Anforderungen der Finanzverwaltung zu beachten:

 Allezur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen sind aufzubewahren, insbesondere:

    • die Bedienungsanleitung,
    • die Programmieranleitung,
    • die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. der Artikelpreise),
    • Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä. sowie
    • alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (z. B. dem Unterdrücken von Daten und Speicherinhalten; Trainingsspeicher oder Stornos) der Kasse

 Weiterhin sind aufzubewahren:

    • Tagesendsummenbons mit fortlaufender sog. „Z.-Nummer“
    • Nachweis von Stornobuchungen, Retouren oder Entnahmen
    • Nachweis der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit)
    • Alle weiteren mit dem Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke sind im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon aufzubewahren
    • Betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher,
    • Kellnerberichte, Warengruppenberichte, Spartenberichte, Zeitzonenberichte,…

Bitte bewahren Sie in Rahmen einer Beweisvorsorge immer alle von der Kasse erzeugten Auswertungen oder Ausdrucke (auch Kontrollausdrucke) auf. Zum Nachweis der geldmäßigen Kassenführung sollten Sie unbedingt täglich eine Geldzählung durchführen und diese mit einem Zählprotokoll dokumentieren.

Weiterhin möchte ich darauf hinweisen, dass im Falle der Nichtvorlage der
elektronischen Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung (auch Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder Lohnsteuerprüfung) ein Verzögerungsgeld (§ 146 Abs. 2b AO) drohen kann. Das Verzögerungsgeld beträgt mindestens 2.500 € bis maximal 250.000 €.

Auch elektronische Daten aus anderen betrieblichen Systemen (sog. vorgelagerte Systeme) müssen im Rahmen einer Prüfung zur Verfügung gestellt werden. Es
handelt sich im weitesten Sinne um alle unter Verwendung eines Datenverarbeitungssystems oder einer Software erzeugten betrieblichen Daten, insbesondere:

  • Kassendaten oder Daten elektronischer Waagen
  • Branchensoftware jeglicher Art (für Angebote, Lieferscheine, Betriebsverwaltung)
  • Warenwirtschaftssysteme, Kostenrechnung
  • Fakturierungsprogramme, Auftragsverwaltung
  • Programme für Zahlungsverkehr (z.B. Quicken, Starmoney)
  • Elektronische Fahrtenbücher,
  • usw. …

Auch hier kann ein Verzögerungsgeld drohen. Prüfen Sie daher welche Hard- und Software in Ihrem Unternehme genutzt wird und ob die Daten richtig archiviert
werden.

Die elektronischen Unterlagen/Daten müssen 10 Jahre in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier und die Löschung der Daten ist unzulässig. Achten Sie bitte auch auf die Datensicherung.