Es gibt vier Gründe, warum sie ausgewählt werden:
1. Zufallsauswahl
Alle Betriebe werden in sogenannte Größenklassen eingeteilt. Die Größenklassen sind bedeutsam für den Außenprüfungsturnus. Große Betriebe werden häufiger geprüft als kleine Betriebe. Wenn Sie einen kleinen Betrieb haben, ist also die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung deutlich geringer als bei einem großen Betrieb.
Durchschnittlich findet bei Mittelbetrieben etwa alle 13 Jahre eine Betriebsprüfung statt. Als Betrieb werden Sie hier zufällig, d.h. nach statistischen Verfahren ausgewählt. Die Finanzverwaltung legt jährlich fest, wie viel Betriebe statistisch ausgewählt werden. Es obliegt also dem Zufall, ob Ihr Betrieb Gegenstand einer Betriebsprüfung ist oder nicht.
2. Es liegt Kontrollmaterial vor
Das Finanzamt ist dazu angehalten, Kontrollmaterial zu sammeln und anderen Finanzämtern zur Verfügung zu stellen. Kontrollmaterial sind insbesondere Rechnungen, Informationen über Zahlungen, Quittungen oder sonstige Aufzeichnungen, die im Rahmen der Veranlagung oder bei einer Außenprüfung kopiert werden.
So wird beispielsweise das Finanzamt des Rechnungsausstellers informiert. Dieses Finanzamt prüft dann im Rahmen einer Außenprüfung, ob hier die Einnahmen ordnungsgemäß deklariert sind. Die Vergangenheit hat gezeigt, dass das System der Kontrollmitteilungen im Wesentlichen durch den digitalen Austausch von Informationen immer präziser und ausgefeilter funktioniert.
3. Schwerpunktprüfung
Jedes Jahr wird von der Finanzverwaltung ein Schwerpunkt festgelegt, der im Rahmen der Betriebsprüfung untersucht wird. So können beispielsweise Branchen schwerpunktmäßig geprüft werden oder auch bestimmte Sachverhalte wie z.B. Bildung von sogenannten Ansparabschreibungen (7g-Rücklagen) oder aber auch EG-Lieferungen.
4. Im Rahmen der Veranlagung werden Sachverhalte festgestellt, die Fragen aufwerfen
Stellt der Veranlagungsbezirk gewisse Auffälligkeiten fest, die nicht ohne Weiteres begründbar sind, steigt das Risiko der Betriebsprüfung deutlich. Zu den Auffälligkeiten gehören beispielsweise
- deutlich schwankende Umsätze,
- deutlich schwankende Gewinn- und Verlustsituationen,
- anhaltende Verlustsituationen,
- ungeklärte Einlagen.
Außerdem setzt die Finanzverwaltung gewisse Richtsätze an. Liegt ein Betrieb nicht innerhalb dieser Richtsätze, steigt auch hier das Risiko der Betriebsprüfung deutlich an.
Beispiel:
Ist in einem durchschnittlichen Gastronomiebetrieb das Verhältnis Wareneinsatz zu Erlösen stark abweichend von dem Durchschnitt der Gastronomiebetriebe, könnte die Finanzverwaltung ein Indiz darin vermuten, dass die Umsatzerlöse nicht vollständig erklärt werden.