Vor der Prüfung erhalten Sie eine schriftliche Prüfungsanordnung. Die Prüfungsanordnung ist Ihnen in einer angemessenen Frist vor Beginn der Prüfung bekannt zu geben. Damit haben Sie in der Regel mindestens vier Wochen Zeit, sich vorzubereiten. Im Rahmen der Prüfung haben Sie besondere Mitwirkungspflichten. So müssen Sie Auskünfte erteilen, Aufzeichnungen, Bücher, Geschäftspapiere und andere Urkunden zur Einsicht und Prüfung vorlegen, den Zugriff auf gespeicherte Daten und Datenverarbeitungssysteme ermöglichen, die zum Verständnis der Aufzeichnungen erforderlichen Erläuterungen geben.

Der Prüfer wird in der Prüfungsanordnung die vorzubereitenden Unterlagen schriftlich aufführen. Sorgen Sie dafür, dass die Unterlagen vor Beginn der Prüfung vollständig vorliegen.

Sichten Sie sämtliche Unterlagen darauf hin, ob irgendwelche Notizen, Vermerke, etc. ggf. zu unnötigen Rückfragen der Finanzverwaltung führen könnten. Fangen Sie nicht an, Belege zu vernichten. Sprechen Sie noch einmal die wesentlichen Punkte mit Ihrem Steuerberater durch. Gehen Sie sämtliche Verträge durch und prüfen Sie, ob die Verträge unterschrieben sind. Im Wesentlichen werden Gesellschaftsverträge, Anstellungsverträge, Darlehensverträge, Gesellschafterversammlungsprotokolle, etc. vorzulegen sein. Überprüfen Sie, ob die in den Verträgen getroffenen Regelungen und Vereinbarungen eingehalten wurden.

Prüfen Sie die Vollständigkeit der Belege. Dem Prüfer sind regelmäßig sämtliche Belege vorzulegen.

Info: Beachten Sie Ihre Aufbewahrungsfristen.

10 Jahre aufzubewahren sind Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zum Verständnis von Büchern und Aufzeichnungen, Inventaren und Bilanzen erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen.

Seit dem Jahr 2010 hat das Finanzamt das Recht, die mit Hilfe eines EDV-Programms erstellte Buchführung durch Datenzugriff zu prüfen. Sie müssten also dem Prüfer Zugriff in digitaler Form ermöglichen.